外国人採用で迷いやすい「名前表記」問題。正しい対応方法をQ&Aで解説！

外国人スタッフを受け入れる際、多くの企業が最初に戸惑うポイントのひとつが “名前の表記揺れ” です。

母国語表記・ローマ字表記・カタカナ表記が混在し、どれを使うべきか迷うケースも少なくありません。

今回は、外国人採用の現場でよく寄せられる質問にお答えする形で、正しい名前表記の扱い方をわかりやすく解説します。

Q：外国人スタッフの名前表記が母国と日本で異なる場合、どう対応すればよい？

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A：以下の3つのステップで確認・調整することが重要です。

1️⃣ フルネームの正式な表記を確認する

まずは、母国での正式なフルネームを確認することが基本です。

• 母国語での綴り

• パスポート表記

• ローマ字／カタカナ表記

• 苗字（姓）と名前（名）の順序

特にアジア圏では、日本と同じく「姓 → 名」の順ですが、欧米圏では「名 → 姓」と順序が逆になるため注意が必要です。

母国語での表記を尊重しつつ、日本語表記との整合性を確認することが大切です。

2️⃣ 日本国内の「公式表記」を基準に整える

日本では、在留カード・住民票・健康保険・税務書類など、正式な記録で使用される表記が統一されています。

必ず以下の公式書類を確認しましょう：

• 在留カード

• パスポートのローマ字表記

• 住民票

これらの記載内容が、企業での「正式表記」となるため、社内システムや給与計算、雇用契約書などはこの表記に合わせるのがおすすめです。

3️⃣ 職場での呼び方・表記は“本人の希望”を最優先に

書類上の表記と、職場での呼び方は別問題です。

• カタカナで呼ばれたい

• 名前だけで呼んでほしい

• ニックネームを使いたい

• ローマ字表記を希望

  など、本人が最も快適な呼ばれ方を確認しましょう。

働きやすさや定着にも関わる部分なので、「呼び名の確認」は必須です。

🌟まとめ：名前表記の違いは“文化理解の第一歩”

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外国人スタッフの名前表記は、文化や習慣の違いが表れやすい部分です。

柔軟に理解し、正確な情報に基づいて対応することで、企業側と外国人スタッフの双方が安心して働くことができます。

BuddyCrewでは、外国人採用時の書類整備・在留資格サポート・入社前のコミュニケーションサポートまで一貫して支援しています。

困りごとがあればいつでもご相談ください。